(zdjęcie wygenerowane przy pomocy AI, Gemini)
Odkurzać kupiony stacjonarnie wyzionął ducha? Lekarz chce wyniki badań sprzed 3 lat z innej placówki, a Ty już nie pamiętasz nawet co to była za placówka, gdzie te badania były robione, a tym bardziej gdzie są wyniki?
Niech pierwszy rzuci kamieniem ten kto nigdy nie przekopał połowy mieszkania, albo i całego, żeby znaleźć ten jeden świstek.
Więc jak przechowywać te dokumenty?
Cóż, to zależy.
Ja swoje ważniejsze dokumenty mam w 3 formach:
- papierowej (czasem, nawet drukuje jakieś wyniki, np badań, żeby tam schować),
- elektronicznej na dysku,
- elektronicznej w chmurze.
Papierowe wersje.
Część trzymam z sentymentu, jak np świadectwa ze szkoły podstawowej, część, jak stare pity, bo nigdy nic nie wiadomo, a część bo są ważne i potrzebne nadal, np do gwarancji lub załatwienia czegoś w urzędzie.
Elektroniczne wersje.
Dokładnie to samo mam na dysku i w chmurze. Wszystko zeskanowane (lub pobrane, jak wyniki badań). W dwóch miejscach bo uważam, że jedno jest zbyt mało pewne.
Ile czasu zajęło mi zeskanowanie wszystkich ważnych, i tych mniej ważnych dokumentów?
No nie powiem, że to było łatwe krótkie i przyjemne. Siedziałam nad tym z 5 godzin, ale ratował mnie podcast który przesłuchiwałam, więc ten czas wcale nie był taki straszny. Dodatkowo, każdy plik odpowiednio nazywałam i przenosiłam do odpowiednich folderów. A dokumenty papierowe odpowiednio posegregowałam i schowałam do segregatora.
Ale po co to wszystko w chmurze?
Już nie raz zdarzyło się, że odpalałam starsze wyniki badań lekarzowi, żeby mógł je porównać z aktualnymi, Co czasem pomaga w diagnozie.
Poza tym, w razie siły wyższej (pożar, powódź), wszystkie dokumenty i fizyczny sprzęt mogą zostać zniszczone. Dlatego wole mieć je również w chmurze.
Selekcja.
O ile świadectwo pracy warto mieć całe życie, to stara faktura za odkurzacz na który gwarancja już się skończyła, jest nam na prawdę zbędna. Dlatego warto od czasu do czasu usiąść i przejrzeć dokumenty, czy na pewno wszystkie które trzymamy nadal są potrzebne, czy są już teraz śmieciem.
(zdjęcie wygenerowane przy pomocy AI, Gemini)
Ale na to potrzeba czasu.
Tak. Ale zrobione raz a dobrze w późniejszym czasie ułatwia życie. Nie dość, że nie marnujemy czasu na szukanie jakiś konkretnych dokumentów, to nie mamy niepotrzebnych śmieci które tylko zagracają miejsce.
Czy zawsze wszystko mam uporządkowane?
No pewnie że nie. Nie zawsze mam czas (nawet jak by to miało zająć 5 minut) na wsadzenie dokuemntów w odpowiednie przegródki, czy ich zeskanowanie). Dlatego na przodzie segregatora mam jedną koszulkę na dokumenty w którą wkładam te z którymi należy coś zrobić. Czy to zeskanować i schować czy od razu schować do odpowiedniej przegródki). Ale tylko w ten sposób nie walają mi się dokumenty po całym mieszkaniu. A później mając więcej czasu po prostu włączam skaner, i zabieram się za te dokumenty. Jeszcze nie miałam sytuacji, że zajęło mi to więcej niż 20 minut na pół roku ;)
A Ty, masz swój system przechowywania dokumentów?